1. Vai trò của công tác hành chính văn phòng trong tổ chức
Từ lâu nhiều người mặc định đây là công việc không tên, chân sai vặt trong tổ chức, hữu danh vô thực, làm việc nhiều lương thấp cơ hội thăng tiến không có. Đúng vậy, đó là công việc và vị trí của những ai đang làm công tác hành chính văn phòng chưa qua đào tạo, không có nghiệp vụ. Đây là lý do nhiều người đánh đồng vai trò của nhân viên hành chính trong tổ chức, có cũng như không.
Nghiệp vụ này không cần học cũng làm được nhưng sao càng làm càng thấy rối và không có kế hoạch. Vậy có phải làm hành chính văn phòng là công việc không cần đào tạo cũng làm được, có thể làm lâu dài?
Thực tế nếu bạn làm hành chính văn phòng chuyên nghiệp sẽ hệ thống được công việc trong tổ chức gồm những gì:
Đừng vo tròn những công việc hành chính vào 1 bạn cần list chi tiết các đầu việc cần đảm nhiệm, kèm theo phân bổ thời gian thực hiện đảm bảo tiến độ và bao quát hết các công việc gồm: lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…).
Trong công việc cần giải quyết gọn gàng đảm bảo KPI:
Tỉ lệ hoàn thành các đầu việc trong ngày, trong tuần, tháng, quý
Giải quyết công việc trong lần tiếp nhận đầu tiên, thứ 2, thứ 3…
Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót
Số sự kiện được tổ chức
Quản lý văn phòng phẩm, theo dõi hồ sơ giấy tờ
Theo dõi chấp hành nề nếp trong công ty.
Thực trạng mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng trong doanh nghiệp:
Nhân viên hành chính văn phòng: là vị trí công việc có trách nhiệm xử lý các công việc, sự vụ như lễ tân, tiếp khách, văn thư lưu trữ, sắp xếp lịch làm việc, lịch hội thảo, duy trì, mua sắm và sửa chữa trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm, xây dựng các chương trình nội bộ cho công ty…Công ty nào cũng cần có hành chính văn phòng với những doanh nghiệp nhỏ kế toán kiêm nghiệm vị trí hành chính.
Nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp: đảm nhiệm nhiều việc hơn vị trí nhân viên hành chính thông thường vì họ thường phải làm thêm các nghiệp vụ liên quan tới bảo hiểm, lương thường, hợp đồng, tuyển dụng và đào tạo, thực tế các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên hành chính biết được nghiệp vụ này nếu bạn ứng tuyển trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Các công ty quy mô càng lớn thì mức độ chuyên biệt trong công việc càng cao vì vậy nếu bạn định hướng theo mảng hành chính nên ứng tuyển tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự trên 100 người trở lên.
2. Khóa học này phù hợp với những ai?
Nhân viên phòng hành chính có nhu cầu nâng cao nghiệp vụ.
Khóa học quản lý hành chính văn phòng dành cho sinh viên mới tốt nghiệp có định hướng theo công việc này.
Nhà quản lý, thư ký, lễ tân… cần bổ sung kiến thức nghiệp vụ hành chính văn phòng.
3. Bạn nhận được gì sau khóa học hành chính văn phòng chuyên nghiệp
Chúng tôi cam kết sau khi hoàn thiện khóa học này bạn sẽ làm được những nghiệp vụ liên quan tới hành chính văn phòng:
Hiểu về quy định về công tác lưu trữ văn bản tìm hiểu quy định thông qua các văn bản pháp luật: TT01/2011-TT-BNV; ND09/2010/NĐ-CP.
Hướng dẫn quy định quản lý văn bản hồ sơ, xử lý công văn đến và đi, xử lý văn bản nội bộ.
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, quy định về nguyên tắc đóng dấu, chế độ quản lý con dấu…
Công tác xây dựng hội nghị và tổ chức sự kiện, hội nghị.
Công tác lễ tân, tạp vụ.
Nguyên tắc tiếp khách doanh nghiệp.
Văn hóa xử lý nơi công sở.
Nghiệp vụ pháp lý liên quan tới công tác hành chính hệ thống báo cáo doanh nghiệp.
Khóa học “Nghiệp vụ Hành chính văn phòng được thiết kế giáo trình đổi mới liên tục, học viên trải nghiệm kiến thức thông qua các tình huống trao đổi để cùng thảo luận nắm bắt vấn đề toàn diện.
Với phương châm: DẠY ĐỂ LÀM ĐƯỢC VIỆC đội ngũ giảng viên nhiệt tình sẵn sàng cầm tay chỉ việc.
Để biết rõ hơn về nội dung đào tạo khóa học hành chính văn phòng mời bạn tham khảo nội dung đào tạo chi tiết được VinaTrain tổng hợp dưới đây.
4. Nội dung chi tiết khóa học hành chính văn phòng
Phần 1: Giới thiệu về khóa học, nhận diện các công việc cơ bản nhân viên hành chính văn phòng phải làm, cung cấp tài liệu khóa học
Phần 2: Văn bản hành chính và những nghiệp vụ cần biết
Hướng dẫn soạn thảo văn bản hành chính theo quy định chi tiết tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 (thay thế thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP).
Những sai phạm trọng yếu cần biết khi soạn thảo văn bản hành chính.
Phần 3: Thao tác hành chính văn phòng, thao tác, quản lý, báo cáo
Hướng dẫn viết gmail chuyên nghiệp, cách thiết lập tài liêu, mailing sao kê dữ liệu.
Hướng dẫn sử dụng các nghiệp vụ tin học văn phòng như: google driver; PDF, tạo biểu mẫu khảo sát trực tuyến trên Goolge Driver, cách thiết kế ảnh sự kiện, hội nghị nhanh qua phần mềm PS6, Canvas…
Công tác quản lý con dấu
Tìm hiểu về quy định và nguyên tắc sử dụng con dấu: con dấu tròn, dấu vuông, cách đóng dấu, nguyên tắc kẹp ghim, đóng giáp lai tài liệu.
Thông tin về quản lý con dấu theo quy định tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
Quy định về quyền phát hành và quản lý con dấu.
Tìm hiểu về giá trị pháp lý của các loại con dấu.
Thực hành đóng dấu trên các mẫu văn bản doanh nghiệp vừa soạn.
Phần 4: Quản lý hồ sơ, văn bản
Hướng dẫn quy trình tiếp nhận, xử lý và lưu trữ công văn đến và đi tại doanh nghiệp. Xử lý các văn bản thông báo, khen thường, kỷ luật, nội bộ, thư mời..
Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đến.
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. Khái niệm Văn bản đi , Các nguyên tắc quản lý và chuyển giao văn bản đi.
Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đi.
Giải quyết và quản lý văn bản nội bộ. Khái niệm Văn bản nội bộ, Các nguyên tắc quản lý và chuyển giao văn bản.
Giải quyết văn bản Mật. Những nguyên tắc chung, Xác định đúng mức độ mật, Thực hiện các quy định về TL mật.
Quy định xử phạt với văn bản mật cần lưu ý.
Phần 5: Nội quy lao động
Nội quy lao động.
Hướng dẫn thao tác đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.
Xây dựng các hệ thống báo cáo văn bản.
Phần 6: Quy định thu mua văn phòng phẩm, công tác vệ sinh, tạp vụ , vé xe nhân viên, điều động đội xe, bảo vệ
Hướng dẫn về quy trình mua bán văn phòng phẩm tại doanh nghiệp.
Cách triển khai các mẫu form biểu hỗ trợ quy trình thu mua văn phòng phẩm tại doanh nghiệp.
Phân tích những sai phạm dẫn tới việc mua văn phòng phẩm trở nên rối rắm không hiệu quả, lãng phí tài sản công ty.
Phân bổ kế hoạch làm vệ sinh tạp vụ khoa học để giữ môi trường doanh nghiệp sạch sẽ hợp vệ sinh.
Phần 7: Công tác lễ tân, tiếp khách công ty, nghe điện thoại
Quy trình các bước khi tiếp khách công ty, phân loại khách hàng: khách mời, khách đối tác, khách vãng lai, khách tới kiện cáo, khiếu nại…
Hướng dẫn quy định nghe điện thoại và cách lưu thông tin khai thác được, xử lý các cuộc gọi khẩn cấp, văng mặt người nghe làm thế nào…
Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách tới, trong qua trình khách ở công ty và khi khách hàng ra về… những hành động nên và không nên khi tiếp khách cần biết.
Tạo phong cách xã giao mới trong phép lịch sự giao tiếp, nghi thức nơi bàn ăn, nghi thức tặng hoa, quà và quà lưu niệm.
Những điểm lưu ý của hợp đồng đặt tiệc.
Chuẩn bị đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi và xác định các loại tiệc để chiêu đãi khách đúng với phong tục tập quán quốc tế, đặc điểm cộng đồng các dân tộc và bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam.
Phần 8: Công tác tổ chức chương trình, sự kiện hội nghị, cuộc họp tại doanh nghiệp
Phân biệt các chương trình, sự kiện và hội nghị trong doanh nghiệp.
Cách lên kế hoạch, triển khai, sắp xếp lịch làm việc trong cho khách mời, nhân sự trong tổ chức.
Nguyên tắc, nội dung và quy trình thực hiện.
Nguyên tắc xây dựng theo phương án (5W + 1H), Quy trình thực hiện.
Thực hành xây dựng Lịch làm việc theo các giai đoạn chuẩn bị hội nghị sự kiện, chương trình từ khi: xác định nhu cầu – lên kế hoạch – triển khai – kết thúc đánh giá.
Giai đoạn chuẩn bị, Chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội, hướng dẫn cách gửi thông tin,soạn thông báo tới nhân sự có tên trong danh sách.
Các vấn đề cần lưu ý khi triển khai nội dung này.
Phần 9: Văn hóa doanh nghiệp
Tư duy, quan niệm về văn hóa doanh nghiệp.
Các yếu tố tác động tới văn hóa doanh nghiệp.
Nguyên tắc xây dựng văn hóa doanh nghiệp từ khủng hoảng, xây dựng văn hóa doanh nghiệp từ mô hình cũ, văn hóa đi trước đón đầu.
Phân tích văn hóa doanh nghiệp tại các doanh nghiệp điển hình để rút kinh nghiệm.
Hướng dẫn xây dựng văn hóa công sở. Hướng dẫn tạo môi trường giao tiếp trong doanh nghiệp, quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp với từng đối tượng: lãnh đạo, cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới.
Phân tích văn hóa ứng xử điển hình trong doanh nghiệp.
Trang phục, trang điểm công sở.
TẬP ĐOÀN GIÁO DỤC VNI
Điện thoại: 0822 86 5858 – 0823 86 5858
Trụ sở chính: Số 89, Hồ Tùng Mậu, P. Mai Dịch, Q. Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội
Văn phòng tuyển sinh: Số 475, Hoàng Quốc Việt, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm
Văn phòng tuyển sinh: Số 71, Cộng Hòa, P.4, Q. Tân Bình Thành Phố Hồ Chí Minh
Văn phòng tuyển sinh: Số 68, đường Lê Hồng Phong, Thành Phố Bắc Giang
